Come Whimsy Kitchen ha trovato la ricetta HR perfetta con Jet HR
Dimensioni
50-100
Settore
Food
CCNL
Marco Gregorace, CEO di Whimsy Kitchen
Whimsy Kitchen è tra i leader italiani nel settore delle dark kitchen. Fondata nel 2019, l'azienda ha anticipato il boom del delivery food, consolidando la propria presenza prima del periodo Covid. Oggi gestisce 10 dark kitchen nelle principali città italiane (Milano, Firenze, Bologna, Torino e Roma), dove opera più di 40 brand virtuali di ristorazione.
La peculiarità del modello di business di Whimsy Kitchen sta nella gestione di cucine professionali dedicate esclusivamente al delivery, dove ogni struttura ospita diverse divisioni specializzate in tipologie di cucina differenti. L'azienda sviluppa internamente sia i prodotti che l'identità visiva dei brand, puntando costantemente all'innovazione e all'introduzione di nuovi concept gastronomici.
Sotto la guida di Marco Gregorace, CEO con background in ingegneria gestionale e food tech, l'azienda ha attraversato una crescita significativa, passando da una singola sede a Milano nel 2019 a una presenza capillare nelle principali città del Nord e Centro Italia, con un organico di circa 60 dipendenti.
Inizialmente, con tre-quattro strutture, la gestione delle risorse umane era centralizzata direttamente sul CEO. Con la crescita dell'azienda, è stata inserita una figura HR dedicata che ha contribuito a migliorare significativamente alcuni aspetti critici come il turnover. Dopo aver strutturato i processi principali e posto le basi per una gestione HR più efficiente, la figura HR è uscita dall'azienda per motivi personali, coincidendo con l'introduzione di Jet HR. Oggi Marco gestisce nuovamente in prima persona le risorse umane, mantenendo il basso turnover e gli altri miglioramenti ottenuti. La gestione del personale in Whimsy Kitchen si caratterizza per un forte focus sullo sviluppo interno delle risorse, privilegiando la crescita professionale dei dipendenti in organico.
"Prima, con il consulente del lavoro classico, i tempi di risposta erano troppo lunghi. Una richiesta anche relativamente semplice richiedeva minimo un giorno, un giorno e mezzo per avere una risposta, anche per questioni urgenti," racconta Marco Gregorace. Per questioni più complesse "prima ricevevo risposta in 5 giorni"
La gestione amministrativa era particolarmente critica per quanto riguarda:
● Elaborazione cedolini per tutte le società del gruppo, che richiedeva fino a 10 giorni
● Gestione della reportistica, effettuata manualmente su Excel con possibilità di errori
● Comunicazioni frammentate via email e telefono
● Difficoltà nella gestione dei turni e degli orari spezzati tipici della ristorazione
Nel gennaio 2023, coincidendo con l'uscita della figura HR interna, Whimsy Kitchen ha deciso di adottare Jet HR. La scelta è stata guidata non solo dalla necessità di digitalizzare i processi, ma anche dalla qualità del servizio: "Non è solamente un software. Mi aiutano a eliminare la burocrazia, mi spiegano come lo fanno e lo vedi subito da te" spiega Marco.
La piattaforma è stata implementata per il personale di tutte le dark kitchen, integrando:
● Gestione documentale digitalizzata
● Elaborazione cedolini
● Reportistica automatizzata
● Gestione presenze e ferie
● Supporto consulenziale qualificato
L'implementazione di Jet HR ha trasformato radicalmente la gestione delle risorse umane in Whimsy Kitchen:
"Il tech senza l'uomo dietro che tiene i fili arriva fino a un certo punto. Per me il supporto giornaliero che mi da Jet HR è fondamentale. Mi danno gli strumenti, me li spiegano, e tutto fila alla grande," evidenzia Marco.
I miglioramenti più significativi includono:
● Riduzione da 10 a 2 giorni per l'elaborazione dei cedolini
● Accesso immediato a reportistica affidabile per decisioni strategiche
● Eliminazione delle comunicazioni telefoniche a favore di risposte rapide via email
● Maggiore autonomia dei dipendenti nella gestione di presenze e documentazione
● Integrazione efficace con commercialista e consulenti esterni
"Ora è un'altra cosa," conclude Marco. "Prima ricevevo risposta in 5 giorni, adesso risolvo tutto in 2 ore. Oltre al fatto di avere tutta la reportistica e tutto in un'unica app, è fantastico"
"Sopra i 15 dipendenti, non adottare un sistema come questo è follia. Stare ancora con i vecchi sistemi o con più applicativi che non si parlano tra loro è tosta, ogni mese era un casino far quadrare tutte le cose."
