JET HR S.r.l., con sede legale in Corso di Porta Vigentina n. 13, 20122 – Milano, P.IVA 12681660960 (di seguito, “JET HR”), intestataria del sito internet www.jethr.com (di seguito, il “Sito”) e titolare della piattaforma informatica di servizi e funzionalità a supporto della gestione del personale aziendale, denominata JET® (di seguito, la “Piattaforma”), fornisce qui di seguito la propria Informativa Privacy, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 (di seguito, il “Regolamento Privacy”), in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali degli utenti del Sito, della Piattaforma e – più in generale – dei suoi servizi, nonché dei destinatari delle sue campagne di comunicazione e marketing (di seguito, collettivamente, gli utenti ed i destinatari appena detti, gli “Utenti”).JET HR tiene nella massima considerazione il diritto alla privacy ed alla protezione dei dati personali degli Utenti. Per qualsiasi informazione in relazione alla presente Informativa Privacy, gli Utenti possono contattare JET HR in qualunque momento, utilizzando i contatti indicati al successivo paragrafo 10.
I dati personali trattati da JET HR sono quelli:
(a) conferiti dagli Utenti: (i) nell'utilizzo del Sito, della Piattaforma e/o – più in generale – di tutti i servizi da JET HR stessa offerti; (ii) al momento della registrazione nei Sito e/o Piattaforma medesimi; (iii) all’inoltro di qualsivoglia richiesta di informazioni sui prodotti e servizi di JET HR, tramite i suddetti Sito e/o Piattaforma, e/o attraverso altri canali; nonché (iv) al momento della richiesta di iscrizione al servizio di newsletter della società; ovvero
(b) estratti da fonti pubblicamente accessibili (ad esempio, pubblici registri, come il Registro delle Imprese, o altre fonti a libero accesso, come social network o directory professionali), compatibilmente con i relativi regolamenti di utilizzo e le legittime aspettative degli Utenti.
Più nel dettaglio, si informano sin d’ora gli Utenti che:
Le basi giuridiche dei trattamenti che JET HR effettua sui dati personali degli Utenti variano a seconda delle specifiche finalità del trattamento in considerazione, che sono dettagliate nei seguenti paragrafi 4, 5, 6 e 7, con indicazione delle basi giuridiche adottate per ciascuna di esse.
I dati personali degli Utenti saranno trattati da JET HR per le seguenti principali finalità di trattamento:
(a) adempimento di obblighi contrattuali (ex art. 6, par. 1 lett. b) del Regolamento Privacy), ovvero per dare esecuzione ai servizi offerti sul Sito e sulla Piattaforma, nel caso gli Utenti vi abbiano già aderito, e/o alle misure precontrattuali propedeutiche all’eventuale adesione futura agli stessi, così come per adempiere alle condizioni generali di servizio di detti Sito e Piattaforma, accettate dagli Utenti medesimi, accedendovi ed usufruendo di dette interfacce informatiche; a titolo esemplificativo e non esaustivo:
(b) finalità amministrativo-contabili (ex art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento Privacy), ovvero per svolgere attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile, in relazione all’esecuzione dei propri servizi ed alla gestione del Sito e della Piattaforma summenzionati;
(c) adempimento di obblighi di legge (ex art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento Privacy), ovvero per adempiere ad obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa europea (ad esempio, la normativa in materia fiscale); nonché
(d) tutela dei diritti di JET HR stessa (ex art. 17, par. 3, lett. e) del Regolamento Privacy).
Il trattamento dei dati personali per le finalità principali sopra elencate è obbligatorio, in quanto imposto da obblighi di legge o comunque necessario per la realizzazione dei servizi richiesti. La mancata accettazione del trattamento degli stessi comporterà l’impossibilità per gli Utenti di usufruire di alcune delle funzionalità offerte sul Sito e/o sulla Piattaforma, così come degli altri servizi proposti da JET HR.
JET HR potrà inviare agli Utenti, che si siano già avvalsi dei suoi servizi, anche senza un previo consenso dei medesimi alla ricezione di tali comunicazioni, in applicazione della deroga concessa dal Legislatore per la c.d. “soft spam”, informazioni riguardo a nuovi prodotti o nuovi servizi dalla stessa offerti, purché analoghi a quelli da loro già acquistati in precedenza. In linea con i trattamenti identificati al paragrafo 4, i dati degli utenti Google® non saranno utilizzati per altre finalità al di fuori di quelle necessarie a migliorare il servizio offerto tramite la Piattaforma, ed in particolare non saranno utilizzati per finalità di “soft spam”.
Il trattamento dei dati personali degli Utenti per la presente finalità è basato sul legittimo interesse di JET HR, in applicazione della summenzionata deroga di c.d. “soft spam”, espressamente riconosciuta dall’art. 130, co. 4 del Codice Privacy (D. Lgs. 196/2003).
Gli Utenti destinatari di detti messaggi di carattere commerciale potranno in ogni caso sempre interrompere la ricezione degli stessi, in forza del diritto di opposizione di cui all’art. 21 del Regolamento Privacy, facendone richiesta a JET HR, con le modalità indicate al successivo paragrafo 10; richiesta a cui JET HR stessa darà riscontro entro 30 giorni, nel rispetto del disposto dell’art. 12, par. 3 dell’appena citato Regolamento Privacy.
Gli Utenti potranno inoltre opporsi facilmente ad ulteriori invii, pure esercitando il c.d. “opt-out”, attraverso le modalità presenti in ogni tipologia di comunicazione, con cui vengano a tal fine contattati.
All’esercizio dell’opzione, JET HR invierà quindi agli Utenti un messaggio di posta elettronica, per confermare l’avvenuta ricezione della richiesta.
JET HR informa tuttavia gli Utenti che, anche a seguito dell’esercizio di tale opzione, è possibile che, per ragioni tecniche ed operative (ad esempio, la formazione delle liste di contatto già completata poco prima della ricezione, da parte di JET HR stessa, della notifica di opt-out), i medesimi continuino a ricevere alcune ulteriori comunicazioni di detta natura. Qualora ciò dovesse accadere anche trascorse 72 ore dall’esercizio dell’opzione suddetta, si prega ad ogni modo di segnalare il problema a JET HR, utilizzando i contatti indicati al paragrafo 10, perché la procedura di opt-out potrebbe infatti non essere andata a buon fine, per problemi tecnico-informatici.
In caso gli Utenti acconsentano espressamente ed in via preventiva a tale ulteriore trattamento dei relativi dati personali, per finalità commerciali, JET HR invierà loro anche una newsletter periodica, contenente informazioni ed aggiornamenti, in merito alla propria attività d’impresa ed offerta di servizi, nonché occasionali comunicazioni di direct marketing, contenenti materiale promozionale sulla propria gamma di servizi, offerte e promozioni per l’acquisto di quest’ultimi, così come inviti ad eventi fieristici di settore, oppure ad iniziative aziendali, dalla stessa organizzate. In linea con i trattamenti identificati alparagrafo 4, i dati degli utenti Google® non saranno utilizzati per altre finalità al di fuori di quelle necessarie a migliorare il servizio offerto tramite la Piattaforma, ed in particolare non saranno utilizzati per invio di newsletter e comunicazioni di direct marketing.
Il consenso da parte degli Utenti al trattamento dei propri dati personali per tale finalità è libero e facoltativo, ma requisito necessario per poter ricevere dette newsletter e comunicazioni di direct marketing, da parte di JET HR.
In caso di mancato consenso, la possibilità di iscriversi al Sito e/o di registrarsi sulla Piattaforma e/o – più in generale – di usufruire dei servizi offerti da JET HR, non sarà comunque in alcun modo pregiudicata, salvo che per l’impossibilità di ricevere le summenzionate newsletter e comunicazioni di direct marketing.
Anche in caso di consenso, gli Utenti potranno in qualsiasi momento revocare lo stesso, facendone richiesta a JET HR, con le modalità indicate al successivo paragrafo 10; richiesta a cui JET HR stessa darà riscontro entro 30 giorni, nel rispetto del disposto dell’art. 12, par. 3 del Regolamento Privacy.
Gli Utenti potranno inoltre opporsi facilmente ad ulteriori invii, pure esercitando il c.d. “opt-out”, attraverso le modalità presenti in ogni tipologia di comunicazione, con cui vengano a tal fine contattati.
All’esercizio dell’opzione, JET HR invierà quindi agli Utenti un messaggio di posta elettronica, per confermare l’avvenuta ricezione della richiesta.
JET HR informa tuttavia gli Utenti che, anche a seguito dell’esercizio di tale opzione, è possibile che, per ragioni tecniche ed operative (ad esempio, la formazione delle liste di contatto già completata poco prima della ricezione, da parte di JET HR stessa, della notifica di opt-out), i medesimi continuino a ricevere alcune ulteriori comunicazioni di detta natura. Qualora ciò dovesse accadere anche trascorse 72 ore dall’esercizio dell’opzione suddetta, si prega ad ogni modo di segnalare il problema a JET HR, utilizzando i contatti indicati al paragrafo 10, perché la procedura di opt-out potrebbe infatti non essere andata a buon fine, per problemi tecnico-informatici.
Sulla base del legittimo interesse ad ampliare la propria base di clientela, JET HR potrà inoltre trattare, per finalità di marketing diretto, dati personali di Utenti che ricoprano, in aziende potenziali target della relativa proposta commerciale, cariche manageriali ragionevolmente coinvolte, in modo determinante, nel processo d’acquisto dei servizi offerti, in quanto in posizioni apicali nei dipartimenti tipicamente interessati dall’uso di quest’ultimi (ad esempio, Amministrazione, Finance, HR, ecc.). Quanto precede, tramite l’invio di comunicazioni di carattere commerciale, anche con modalità automatizzate ed avvalendosi di nuove tecnologie, consistenti in software di intelligenza artificiale, a supporto della ricerca, dell’engagement e della conversione in clientela dei prospect aziendali (di seguito, i “Software”).
In particolare, nel contesto delle attività di marketing diretto sopra descritte, sempre avvalendosi dell’ausilio dei Software, JET HR potrà attingere i dati di contatto di tali Utenti da fonti pubblicamente accessibili (ad esempio, pubblici registri, come il Registro delle Imprese, o altre fonti a libero accesso, come social network o directory professionali), compatibilmente con i relativi regolamenti di utilizzo e le legittime aspettative degli Utenti summenzionati, nel momento in cui hanno accettato la pubblicazione dei propri dati sulle fonti in questione. I dati degli utenti Google® non saranno utilizzati per altre finalità al di fuori di quelle necessarie a migliorare il servizio offerto tramite la Piattaforma, ed in particolare non saranno utilizzati per finalità di marketing diretto, come delineate nel presente paragrafo.
A norma dell’art. 35 del Regolamento Privacy, vista la natura innovativa di detti Software e l’applicazione della base giuridica del legittimo interesse per finalità di marketing diretto, il trattamento in esame è stato altresì oggetto di analisi d’impatto (c.d. “DPIA”), da parte del Titolare, al fine di analizzare il rischio che potesse presentare per gli Utenti coinvolti, nonché le opportune misure adottate dai Software selezionati e/o da adottarsi, a propria cura, per mitigarlo, in modo che non rimanesse alcun rischio residuo elevato per gli Utenti stessi.
Il trattamento dei dati personali degli Utenti per la presente finalità è basato sul legittimo interesse di JET HR ed è supportato da un apposito Legitimate Interest Assessment (c.d. “LIA”), incorporato nella DPIA effettuata sul trattamento in questione.
Più nel dettaglio, la summenzionata LIA è stata condotta dal Titolare allo scopo di accertare:
Quanto precede, tanto in conformità – per quanto applicabili – con le linee d’indirizzo formulate in punto dal Garante Privacy, nel relativo Provv. 7/2020, quanto in applicazione del combinato disposto dei Considerando (47) e (69) e degli artt. 6, par. 1, lett. f), 21, par. 1 e 35 parr. 1, 4 e 7, lett. a) - d) del Regolamento Privacy.
Gli Utenti destinatari di detti messaggi di carattere commerciale potranno in ogni caso sempre interrompere la ricezione degli stessi, in forza del diritto di opposizione di cui all’art. 21 del Regolamento Privacy, facendone richiesta a JET HR, con le modalità indicate al successivo paragrafo 10; richiesta a cui JET HR stessa darà riscontro entro 30 giorni, nel rispetto del disposto dell’art. 12, par. 3 dell’appena citato Regolamento Privacy.
Gli Utenti potranno inoltre opporsi facilmente ad ulteriori invii, pure esercitando il c.d. “opt-out”, attraverso le modalità presenti in ogni tipologia di comunicazione, con cui vengano a tal fine contattati.
All’esercizio dell’opzione, JET HR invierà quindi agli Utenti un messaggio di posta elettronica, per confermare l’avvenuta ricezione della richiesta.
JET HR informa tuttavia gli Utenti che, anche a seguito dell’esercizio di tale opzione, è possibile che, per ragioni tecniche ed operative (ad esempio, la formazione delle liste di contatto già completata poco prima della ricezione, da parte di JET HR stessa, della notifica di opt-out), i medesimi continuino a ricevere alcune ulteriori comunicazioni di detta natura. Qualora ciò dovesse accadere anche trascorse 72 ore dall’esercizio dell’opzione suddetta, si prega ad ogni modo di segnalare il problema a JET HR, utilizzando i contatti indicati al paragrafo 10, perché la procedura di opt-out potrebbe infatti non essere andata a buon fine, per problemi tecnico-informatici.
In base agli accordi presi da JET HR con alcuni dei propri fornitori di soluzioni tecnologiche, per il perseguimento delle finalità di cui ai precedenti paragrafi 4, 5, 6 e 7, i dati personali degli Utenti potrebbero essere altresì trasferiti in Paesi extra Unione Europea.
Per garantire che tali dati siano comunque soggetti alle medesime tutele richieste dal Regolamento Privacy, JET HR ha ad ogni modo sottoscritto con i suddetti fornitori appositi Data Protection Agreement (di seguito, più semplicemente, “DPA”), che garantiscono analogo livello di sicurezza dei dati, che se fossero trattati all’interno dell’Unione, grazie anche all’applicazione delle Standard Contractual Clauses, espressamente approvate a tal fine dalla Commissione Europea, con la Dec. 2021/914 UE.
Per alcuni dei fornitori in questione potrebbe ad ogni modo ugualmente concretizzarsi la circostanza per la quale le Agenzie di sicurezza degli Stati Uniti d’America, avendo per legge un accesso privilegiato ai dati trattati dalle società aventi sede nel relativo Territorio, possano richiedere agli stessi la divulgazione dei dati degli Utenti nella loro disponibilità; tuttavia, anche in tale ipotesi, troverà applicazione la Decisione di Adeguatezza, emessa dalla sopra citata Commissione Europea, sul testo programmatico denominato “EU-US Data Privacy Framework”, del 10/07/2023, che assicura il rispetto, pure da parte di tali Agenzie estere, almeno dei principi e delle garanzie fondamentali, di cui al Regolamento Privacy.
L’elenco dei fornitori di soluzioni tecnologiche di JET HR, coinvolti nei trasferimenti di dati in Paesi extra Unione Europea in parola, nonché dei Paesi in cui i dati potrebbero essere trasferiti e delle adeguate garanzie applicate a tali trasferimenti, così come copia dei DPA con essi sottoscritti, a tutela dei diritti degli Utenti, potranno inoltre essere richiesti da quest’ultimi, in qualsiasi momento, a JET HR, utilizzando i contatti riportati al successivo paragrafo 10.
Potranno venire a conoscenza dei dati personali degli Utenti i dipendenti e/o i collaboratori di JET HR che gestiscono il Sito e/o la Piattaforma, l’erogazione dei relativi servizi, l’evasione delle richieste di informazioni degli Utenti stessi, nonché l’invio delle newsletter e delle altre comunicazioni commerciali dirette a quest’ultimi.
Potranno inoltre venire a conoscenza dei dati personali suddetti i soggetti terzi che trattino tali dati per conto di JET HR quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i fornitori di servizi informatici e logistici funzionali all’operatività del Sito e/o della Piattaforma, i fornitori di servizi in outsourcing, professionisti e consulenti.
Tali soggetti, tutti formalmente nominati da JET HR quali Incaricati, Responsabili del trattamento e/o Amministratori di Sistema, tratteranno comunque sempre i dati personali degli Utenti nel rispetto di ed esclusivamente per le finalità indicate nella presente Informativa Privacy e sotto il controllo e la supervisione di JET HR medesima.
Gli Utenti hanno inoltre il diritto di ottenere una lista completa dei Responsabili del trattamento nominati da JET HR, facendone richiesta a quest'ultima, con le modalità indicate al successivo paragrafo 10.
I dati personali degli Utenti potranno infine essere comunicati da JET HR, nei limiti in cui ciò sia necessario per dare esecuzione ad obblighi contrattuali assunti nei confronti degli stessi e/o per adempiere a vincoli di legge, anche a terzi Titolari autonomi, dei quali i suddetti Utenti potranno ottenere a sua volta una lista, facendone richiesta a JET HR medesima, tramite i recapiti indicati al paragrafo 10.
Comunque sia, i dati personali degli Utenti non saranno in alcun modo diffusi.
Conformemente al disposto dell’art. 13, par. 2 e dell’art. 14, par. 2 del Regolamento Privacy, si informano sin d’ora gli Utenti della possibilità di esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti loro dal Regolamento stesso, quali di seguito elencati:
Le richieste di esercizio dei diritti di cui sopra andranno rivolte a JET HR:
I dati personali degli Utenti saranno conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto del principio di minimizzazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. c) del Regolamento Privacy.
In ogni caso, gli stessi saranno conservati almeno per il periodo di conservazione della documentazione contrattuale e fiscale, imposto dalla normativa vigente, nonché per quello necessario alla tutela giudiziale dei diritti di JET HR, in considerazione dei tempi di prescrizione previsti ex lege.
A parziale deroga di quanto al precedente capoverso, con riguardo alle finalità di invio di newsletter e comunicazioni di direct marketing, sulla base giuridica del consenso prestato dagli Utenti, e di altre comunicazioni commerciali, tanto sulla base giuridica della deroga di c.d. “soft spam”, quando su quella del legittimo interesse di JET HR ad avvalersi di dati attinti da pubblici registri o da altre fonti a libero accesso, come social network o directory professionali, ai sensi di paragrafi 5, 6 e 7 sopra, i dati personali connessi al perseguimento di tali finalità saranno conservati per un periodo limitato a soli 24 mesi.
Tuttavia, resta comunque inteso che, qualora vi sia revoca del consenso eventualmente prestato dagli Utenti alla ricezione di newsletter e comunicazioni di direct marketing, i medesimi esercitino – più in generale – il loro diritto di opposizione al ricevimento di comunicazioni commerciali, ai sensi dell’art. 21 del Regolamento Privacy, e/o nel caso in cui, per qualunque motivo, la conservazione dei dati personali degli stessi non risulti ulteriormente giustificata sulla base di valutazioni effettuate dal Titolare, che tengano conto dei principi di necessità, proporzionalità, adeguatezza e pertinenza del trattamento, JET HR provvederà senza ritardo alla cancellazione o all’anonimizzazione dei dati medesimi.
Per maggiori informazioni sui principi sottesi alle scelte di conservazione di cui sopra, in ogni caso, JET HR potrà essere sempre contattata dagli Utenti, secondo le modalità di cui al paragrafo 10, mettendo altresì a disposizione degli stessi la propria Data Management Policy, per le opportune consultazioni.
In relazione alle finalità indicate ai precedenti paragrafi 4, 5, 6 e 7, il trattamento dei dati personali degli Utenti sarà effettuato mediante strumenti manuali ed informatici, con logiche strettamente correlate alla finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali medesimi.
Il Sito e la Piattaforma fanno utilizzo – rispettivamente – di cookie e di altri sistemi di tracciamento, anche di terze parti. Per maggiori informazioni in punto, si rimanda all'informativa dedicata.
Ai sensi dell'art. 37, parr. 1, lett. b), 6 e 7 del Regolamento Privacy, JET HR comunica infine di aver nominato, quale suo Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), sulla base di apposito contratto di servizio, l’Avv. Francesco Cerra, Codice fiscale CRRFNC83M18L682A, con studio in Piazza Giovine Italia, 3, 20123 – Milano (MI), recapito di contatto via PEC: francesco.cerra@varese.pecavvocati.it e via e-mail: francesco.cerra@lexage.it.